Introductie
In dit scherm kunt u mail merge lay-outs aanmaken en bewerken. Mail merge lay-outs kunnen worden gebruikt om snel documenten te genereren waarbij elk document gepersonaliseerde informatie bevat. De gegenereerde documenten kunnen worden geprint of gemaild.
Om gepersonaliseerde informatie in de gegenereerde documenten toe te voegen, dient u tags in de mail merge lay-out in te voegen. Deze tags voegen informatie in het document in op basis van de lay-out bij het genereren van een document. Door het invoegen van bijvoorbeeld de tag [BACO_CRM ContactPerson.FullName] weet het systeem waar de volledige naam van de contactpersoon dient te worden ingevoegd welke u heeft geselecteerd bij het genereren van het document.
Voor een lijst met alle tags, klikt u op de knop Help, naast de knop Sluiten.
Om een nieuwe mail merge lay-out aan te maken gaat u naar
Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Lay-outs ➔ Mail merge en klikt u op Nieuw. m een bestaande lay-out te bewerken klikt u in hetzelfde menupad op Tonen en vervolgens op de betreffende lay-out en Bewerken.
Rollen & rechten
Gebruikers met de Professional rol kunnen een nieuwe mail merge
lay-out aanmaken en een bestaande bewerken die ze hebben aangemaakt of waarvan
ze de eigenaar zijn.
Voor meer informatie over de functierechten of beveiligingsniveaus, gaat u naar
Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Functierechten, selecteer de module en klik op de relevante ID. Om te zien welke functies u kunt uitvoeren met een specifieke rol, gaat u naar
Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Rollen, vul vervolgens een omschrijving in en klik op Actualiseren. Klik vervolgens op de link in de kolom Rol.
Knoppen
Bewaren
Klik hier om de lay-out te bewaren.
Concept
Klik hier om de lay-out als concept op te slaan.
Verwijderen
Klik hier om de lay-out te verwijderen.
Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij het bewerken van een bestaande lay-out.
Voorbeeld
Klik hier om een voorbeeld van de lay-out weer te geven in een nieuw venster.
Archiveren
Klik hier om de lay-out te archiveren. Deze knop is alleen beschikbaar voor mail merge lay-outs welke zijn goedgekeurd.
Help
Klik hier om een lijst weer te geven met alle mogelijke tags.
Sluiten
Klik hier om het scherm te sluiten.
Velden
De beschikbaarheid van velden in dit scherm is afhankelijk van de instellingen van het geselecteerde documenttype welke zijn gedefinieerd via
Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Onderhoud ➔ Document: Types. Daarom is het mogelijk dat u meer of minder velden ziet dan hier worden beschreven.
Onderwerp
Voer een beschrijvende naam in voor deze mail merge lay-out.
Opmerking: Dit is niet het onderwerp van het gegenereerde document. U kunt het onderwerp van de e-mail bij het genereren van een e-mail op de mail merge pagina. Voor brieven kunt u het onderwerp direct in het document typen.
Categorie
Selecteer een categorie voor het document.
Opmerking: Deze optie alleen beschikbaar bij gebruik van de Classic documentenstructuur. Voor meer informatie kunt u het document Classic documentenstructuur raadplegen.
Divisie
Selecteer een divisie om de lay-out te koppelen aan deze divisie. Dit veld kan worden gebruikt om te filteren bij het overzicht van de mail merge lay-outs bij
Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Lay-outs ➔ Mail merge.
Sectie Editor
De editor voor de mail merge lay-outs werkt hetzelfde als de documenteditor. Het is aan te raden om de lay-out in HTML te bewerken in de editor om de tags te kunnen invoegen, zodat u exact kunt bepalen waar de informatie moet worden ingevoegd in de HTML-structuur van de lay-out. Gebruik de knoppen Normal en HTML onderin om te wisselen tussen normale bewerken en het bewerken in HTML. Voor meer informatie met betrekking tot te documenteditor kunt u het document Documenten aanmaken en bewerken raadplegen.
Als een document wordt gegenereerd met een mail merge layout, dan wordt relevante informatie ingevoegd op basis van de tags. Door het invoegen van bijvoorbeeld de tag [BACO_CRM ContactPerson.FullName] weet het systeem waar de volledige naam van de contactpersoon dient te worden ingevoegd welke u heeft geselecteerd bij het genereren van het document. Voor een lijst met alle tags, klikt u op de knop Help, naast de knop Sluiten.
Voor een voorbeeld van een mail merge lay-out en het gegenereerde document op basis van de lay-out kunt u het document Mail merge Layout and Special Tags Example raadplegen.
Opmerking: Als u gebruik maakt van HTML in de editor, zorg dan dat de HTML-code geldig is voordat u kiest voor Bewaren. Het systeem verwijdert namelijk ongeldige HTML tags, attributen en stijlen.
Gerelateerd document